Manajemen Sumber Informasi (IRM)
Pendahuluan
IRM adalah konsep manajemen sumber
informasi yang mengenal informasi sebagai sumber organisasional utama
yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber
organisasional dominan lain seperti orang, keuangan, peralatan &
manajemen.
1.1 Berbagai Pandangan Tentang IRM
- IRM SEPERTI HALNYA MANAJEMEN INFORMASI SUMBER
Informasi adalah salah satu sumber utama dari perusahaan, dan ia dapat dikelola seperti halnya sumber-sumber lain. Informasi
adalah sumber konseptual yang mana menggambarkan sumber-sumber fisik
yang harus dikelola oleh manajer. Jika skala operasinya terlalu besar
untuk diobservasi, maka manajer dapat memonitor sumber-sumber fisik
dengan mengunakan informasi yang menggambarkan atau mewakili
sumber-sumber tersebut.
Kritik
terhadap pandangan IRM ini muncul. Alasannya adalah bahwa denga
pandangan seperti itu, maka pengukuran nilai informasi menjadi sulit.
Dan adanya kenyataanbahwa informasi bersifat konseptual bukan fisik.
- IRM MERUPAKAN CARA UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS SISTEM INFORMASI
Dari
pada mengandalakan kebijaksanaan yang ditetapkan oleh manajemen puncak,
yang berlaku untuk seluruh organisasi, sebaiknya perhatian harus
ditujukan kepada tingkat bawah, dimana sistem dikembangkan. Pandangan
ini menganggap IRM sebagai metodologi siklus hidup yang digunakan untuk
menciptakan system yang dapat menghasilkan informasi berkualitas.
Dasar
dari pandangan ini adalah adanya keyakinan bahwa tugas-tugas
pengelolaan semua informasi dalam perusahaan begitu banyak bila hanya
dilkakuan dengan satu usaha.situasi ini sama seperti pada waktu usaha
MIS pertama kali dilakukan, yaitu dengan menerapkan satu sistem untuk
memenuhi kebutuhan informasi bagi seluruh organisasi. Kita telah
mengetahui bahwa usaha-usaha awal tersebut umumnya gagal dan mendorang
diketemukannya DSS.
Walalupun
argumen bahwa kebijaksanaan yang dibuat sendiri tidak akan cukup adalah
benar, namun kelemahan utama dari pandangan ini adalah bahwa ia
mengabaikan perlunya control terpusat dan control yang terkoordinasi.
- IRM SEBAGAI MANAJEMEN SUMBER KOMPUTERISASI
Karena sulit untuk mengukur nilai informasi, maka perhatian diarahakan kepada sumber-sumber yang menghasilkan informasi. Asumsi
dasarnya adalah bahwa jika perusahaan mengelola komputernya,
databasenya, spesialis informasinya, dan sebagainya, berarti ia
mengelola informasinya.
Kritik
terhadap pandangan ini menyatakan bahwa perusahaan dapat dikelabui
untuk percaya bahwa informasinya telah dikelola, dimana pada kenyataanya
pada waktu itu ia tidak kelola. Perusahaan tidak boleh terlalu terlibat
dalam manajemen sumber, yang hal ini akan menghilangkan pandangan
mengenai komoditi yang dihasilkan oleh sumber tersebut yaitu informasi.
1.2 Informasi Sebagai Sumber Strategis
- Informasi merupakan salah satu sumber yang dapat menghasilkan keuntungan kompetitif.
Caranya : Dengan memfokuskan pada
pelanggan & membangun sistem informasi yang bisa meningkatkan arus
informasi antara perusahaan dan elemen lingkungannya.
- Arus Informasi antara perusahaan dan pelanggan :
- Informasi yang menerangkan kebutuhan produk
- Informasi yang menerangkan penggunaan produk
- Informasi yang menerangkan kepuasan produk
Tujuan
utama dari perusahaan adalah untuk memelihara operasi yang menghasilkan
keuntungan, sehingga ia dapat terus memberikan produk dan pelayanan
(barang dan jasa) yang dibutuhkan oleh pelanggannya. Perusahaan harus
menjalankan tujuannya tersebut dalam kendala yang diakibatkan oleh
lingkungan.walaupun semua elemen dapat mengakibatkan terjadinya kendala,
namun yang paling kelihatan adalah yang datangnya dari pesaing. Pesaing
secara aktif berusaha untuk menyaingi keberhasilan perusahaan tersebut.
Dengan
memahami lingkungan perusahaan ini, manajemen berusaha untuk
mengerahkan semua sumber-sumbernya dengan suatu cara agar ia mencapai
competitive advantage (keuangan kompetitif) yaitu mendapatkan bagian di
atas pesaing dalam memenuhi kebutuhan pelanggan. Berulang-ulang
perusahaan telah mengerti bahwa salah satu sumber yang dapat
menghasilkan keuntungan kompetitif adalah informasi.
1.3 Perencanaan Strategis Untuk Sumber-Sumber Informasi
Jika
informasi akan digunakan sebagai sumber untuk mendapatkan keuntungan
kompetitif maka penggunaannya harus direncanakan. Lebih dari itu
perencanaan tersebut harus dilakukan oleh eksekutif perusahaan dan harus
bersifat jangka panjang. Aktifitas perencanaan yang menidentifikasikan
sumner-sumber informasi yang akan yang akan diperlukan pada masa yang
akan dating dan cara penggunaannya dinamakan SPIR (Strategic Planning
for Information Resources). Gagasan utama yang mendasari SPIR ini adalah
adanya hubungan antara tujuan perusahaan secara keseluruhan dengan
rencananya untuk sumber-sumber informasinya. Sumber-sumber informasi
harus digunakan untuk mendukung pencapaian tujuan perusahaan.
Berdasarkan
survey selama tahun delapan puluhan mengungkapkan bahwa SPIR adalah hal
yang paling penting kaitannya dengan penggunaan computer dalam bisnis.
Namun demikian manajemen belum menyadari akan pentingnya SPIR ini.
Kesadaran tersebut berkembang secaara bertahap. William R.King professor
pada University of Pittsburgh menetapkan tiga tahapan ini yaitu
pra-perencanaan IS strategis, era SPIR awal dan era SPIR modern.
v Perencanaan
strategic merupakan perencanaan yang paling memerlukan perhatian.
Karena memerlukan perkiraan yang matang untuk dapat mencapai tujuan
organisasi pada masa sekarang dan akan datang.
v Gagasan
utama dari SPIR adalah adanya hubungan antara tujuan perusahaan secara
keseluruhan dengan sumber-sumber informasi. Sumber-sumber informasi
harus digunakan untuk pencapaian tujuan.
v Perencanaan yang digunakan Top Down :
Langkah pertama adalah menentukan tujuan organisasi kemudian direncanakan aktifitas setiap unit perusahaan.
v Pendekatan-pendekatan Top Down :
1. BSP IBM (Business System Planning)
Ø Pendekatan studi total
Ø Setiap
manajer diinterview untuk menentukan kebutuhan informasi, kemudian
sistem diimplementasikan sesuai dengan kebutuhan informasi.
2. CSF (Critical Success Factor)
Ø Perencanaan sumber informasi dengan mengidentifikasi kunci keberhasilan yang nenentukan keberhasilan dan kegagalan
3. Transformasi susunan strategis
Ø Misi, Tujuan, strategi dari perusahaan merupakan dasar tujuan, batasan, strategi perencanaan sistem.
Ø Proses pentransformasian dari susunan strategi organisasi menjadi susunan strategi SIM dinamakan proses perencanaan strategi SIM
1.4 Manajemen dan Strategi End User Computing
Bila
CIO mempunyai pengaruh, sumber-sumber informasi perusahaan juga akan
mengalami perubahan. Selama beberapa tahun, trend operasi pelayanan
informasi terpusat telah berubah menjadi trend pendistribusian
sumber-sumber komputerisasi keseluruh perusahaan, terutama dalam bentuk
mikrokomputer.
Sebagian
besar dari peralatan yang didistribusikan ini digunakan oleh pemakaian
yang tidak mempunyai pemahaman komputer secara khusus. Aplikasi-aplikasi
dari pemakai ini terdiri atas software tertulis yang telah dibuat oleh
bagian unitpelayanan informasi atau diperoleh dari sumber-sumber luar.
Namun demikian, ada juga pemakai yang hanya mengunakan komputer. Mereka
ini juga mendisain dan mengimplementasikan aplikasinya sendiri.
Sekarang
perusahaan dihadapkan pada tantangan untuk mengolah sumber-sumber
informasi yang tersebar tersebut . dalam bagian in, kita akan meneliti
gejal-gejalanya dan mencari beberapa cara yang dapat dilakukan oleh
perusahaan agar ia dapat mencapai tingkat kontrol yang diharapkan.
Salah
satu study pertama mengenai end-user dilakukan pada tahun 1993 oleh
John Rockart dari MIT dan Lauren S. Flannery, seorang mahasiswa jurusan
MIT. Mereka menginterview 200 end-user ditujuh perusahaan dan
menidentifikasi enam jenis.
- End-User Non-Pemrograman. Pemakai
(user) ini hanya mempunyai pemahaman komputer yang sedikit atau mungkin
tak punya sama sekali, dan ia hanya menggunakan sofware yang telah
dibuat oleh orang lain. Ia berkomunikasi dengan hadware dengan bantuan
menu dan mengandalkan orang lain untuk memberikan bantuan teknis.
- User Tingkatan Perintah.
Pemakai (user) ini menggunakan sofware tertulis yang telah tersedia,
namun ia juga menggunakan 4GL untuk mengakses database dan membuat
laporan khusus.
- Progemmer End-User.
Selain menggunakan sofware tertulis dan 4GL, pemakaian ini juga dapat
menulis programnya sendiri dan menggunakan bahasa programan. Karena ia
mempunyai pemahaman komputer yang lebih baik, ia biasanya menghasilkan
informasi untuk pemakian non-programan dan pemakai tingkat perintah.
Contoh pemakai jenis ini adalah aktuaris (penaksir), analis keuangan,
dan insiyur.
- Personel Pendukung Fungsional.
Pemakai ini ditugaskan di unit fungsional perusahaan dan menangani
penggunaan komputer. Ia mempunyai tingkatan sebagai ahli seperti yang
ada di unit pelayanan informasi.
- Personel Pendukung Komputerisasi End-User. Spesialis informasi ini ditugaskan di unit pelayanan informasi, namun membantu end-user dalam pengembangan sistem.
- Programmer DP.
Ia merupakan golongan programer khusus, yang ditugaskan di pelayanan
informasi, yang diharapkan memberikan dukungan kepada end-user. Dukungan
ini biasanya diberikan untuk menentukan harga kontrak.
Klasifikasi
ini terlalu luas. Ia memasukkan pemakai yang tidak mempunyai pemahaman
komputer (end-user non-pemrograman) dan pemakai yang merupakan spesialis
informasi (personel pendukung profesional, personel pendukung
komputerisasi end-user, dan pemrograman DP). Dua jenis yang terakhir
seharusnya bahkan tidak termasuk ke dalam area pemakai.
Kita
telah mnggunakan istilah end-user computing untuk menjelaskan
pengembangan sistem berdasarkan komputer oleh orang yang mengunakan
output dari sistem tersebut. Penekanannya adalah pada pengembangan. Hal
yang sama juga dilakukan oleh Suzanna Rivard dari Ecole des Hautes etudes Commerciales,
Montreal dan Sid L. Huff dari University of Western Ontario, dalam
study mereka terhadap 272 end-user. Mereka membatasi klasifikasi mereka
terhadap tiga kategoti tengah yang dikemukakan oleh Rockart dan
Flannery:
- User tingatan perintah
- Pemrograman end-user
- Personel pendukung fungsional
Hal
ini nampaknya merupakan kesepakatan yang masuk akal, dan kita
menganggapnya sebagai klasifikasi end-user. Ia tidak menyertakan pemakai
yang tidak mempunyai kemampuan untuk mengembangkan sistemnya sendiri,
dan juga spesialis informasi yang ditugaskan dalam unit pelayanan
informasi, ia juga mengetahui, dengan memasukkan atau menyertakan
personel pendukung fungsional, bahwa departemen pemakai dapat memperoleh
spesialis komputernya sendiri.
Walaupun
klasifikasi Rockart dan Flannery nampaknya terlalu luas untuk standar
sekarang ini, namun studi mereka memberikan kontribusi yang penting bagi
end-user computing, karena mereka mengungkapkan bahwa tak ada end-user
khusus. Ada benyak jenisnya, tergantung pada tingkat pemahaman komputer
dari pemakai, dan setiap jenis tersebut mempunyai kebutuhan
sendiri-sendiri.
- APLIKASI END-USER POTENSIAL
Nampaknya
beralasan bila ada anggapan bahwa end-user lebih berusaha menerapkan
aplikasinya untuk memenuhi kebutuhan informasinya sendiri atau kebutuhan
informasi untuk unitnya, dari pada untuk kebutuhan informasi
perusahaan. Oleh karena itu, end-user sebenarnya tidak mengembangkan
aplikasi pemrosesan data, MIS, dan otomatisasi kantor, seperti voice
mail dan video conferencing, sebab ia biasanya mengimplementasikan
secara umum. Juga, end-user sebenarnya tidak boleh mengembangkan expert
system karena sistem ini mempunyai sifat khusus.
Hal
ini berarti bahwa end-user computing hanya terbatas pada aplikasi DSS
dan otomatisasi kantor, seperti word processing, pengiriman elektronik,
dan pengkalenderan elektronik, yang dapat disesuaikan dengan sekelompok
kecil pemakai.
Dengan
memahami aplikasi yang mana yang mungkin dikembangkan dan yang mungkin
tidak bisa dikembangkan oleh end-user , maka hal ini akan menjadi
teka-teki bagi arah perkembangan en-user computing. Ia membrikan
indikasi mengenai bagaimana end-user dan spesialis informasi akan
berdampingan dimasa mendatang.
- TAHAP PERTUMBUHAN END-USER COMPUTING
Selama
jangka waktu yang pendek ketika end-user computing telah mendapatkan
popularitas, para pemakai dan aplikasi mereka menjadi lebih canggih.
Kita telah melihat bagaimana Richard Nolan menggunakan tahapan siklus
hidup untuk mendefinisikan evolusi jangka panjang penggunaan perusahaan
dalam penggunaan komputer. Cara yang sama dapat dilakukan untuk
mendeskripsikan evolusi end-user computing dalam perusahaan.
Sid
Huff bersama dengan Malcolm Munro, profesor pada University of Calgary,
dan Barbara Marin, seorang konsultan free-lance, menjelaskan bagaiman
aplikasi end-user berevolusimelalui tahapan pertumbuhan dan menjadi
lebih matang pada setiap tahapan tersebut. Mereka mendefinisikan
kematangan dengan istilah connectivity – yaitu kemampuan
aplikasi-aplikasi untuk saling berinterface melalui transfer data.
- Isolasi,
selama tahap isolasi, pemakai melihat tiap aplikasi sebagai entry yang
terpisah. Pemakai menerima dukungan nyata yang sedikit dari sistem dan
pemakai ini menggunakan sistem tersebut terutama untuk mendapatkan
pengenalan dengan pemrosesan komputer.
- Sound-Alone,
pemakai mulai melihat hubungan logis antara sistem-sistemnya. Dalam
usahanya untuk memadukan sistem tersebut, pemakai biasanya akan
memasukkan kembalioutput dari satu sistem untuk meberikan input kepada
sistem lain.
- Integrasi Manual,
para pemakai mulai menukarkan data diantara mereka dan dengan fasilitas
komputerisasi sentral. Namun demikian, pertukaran ini dilakukan dengan
mentransfer file dari satu program ke program yang lain biasanya dalam
bentuk disket. Contohnya adalah penggunaan file dBASE sebagai input bagi
spreadsheet 1-2-3. jika pelayanan informasi tidak menentukan standar
untuk aktivitas ini, maka pemakai mebuat standarnya sendiri.
- Integritas Otomatisasi,
pemakai bisa menukar data dengan database sentral dengan menggunakan
jaringan komunikasi . pertukaran ini dilakukan oleh DBMS yang mengelola
database sentral. Agar dapat membuat dan mengunakan system ini, pemakai
harus menyesuaikan standar yang telah ditentukan oleh pelayanan
informasi.
- Integrasi Terdistribusi,
pada tingkat kematangan yang paling tinggi ini, aplikasi end-user
berada pada tingkat organisasional, kelompok kerja, dan pemakai
perorangan. Database terpisah didistribusikan ke seluruh perusahaan pada
setiap tingkat, dan integrasi dilakukan oleh DBMS terdistribusi.
Professor
Munro dan Huff, bersama dengan mahasiswa S2 dari University British
Columbia, Gary Moore, mempelajari status end-user computing di 47
organisasi, dan mendapati bahwa tak ada perusahaan yang dijadikan obyek
studi tersebut telah mencapai tahap kematangan integrasi
terdistribusinya. Mungkin hal tersebut disebabkan adanya kebutuhan DBMS
yang lebih canggih untuk mendukung database terdistribusinya. Namun
demikian, muff, Munro, dan Martin, mendapatkan suatu kesimpulan bahwa,
“walaupun dengan alat yang lebih baik, pasti akan ada hal (point) – yang
belum diketahui – yang berada diatas jangkauan pemakai, yang tidak akan
bias dijelajahi oleh pemakai.
- FAKTOR YANG MENDORONG END-USER COMPUTING
Pada
sebagian besar perusahaan, bagian pelayanan informasi terlalu banyak
muatan kerja dan disitu terdapat antrean panjang pekerjaan yang menunggu
pengimplemenstasiannya. Adanya timbunan pelayanan informasi ini
merupakan sebab utama mengapa end-user computing menjadi popular,
dimana pemakai menjadi tidak sabar dan memutuskan untuk melakukan
pekerjaannya sendiri.
Faktor lain adalah murahnya dan mudahnya penggunaan hardware dan software.
Pemakai dapat membeli PC dan beberapa software pengembangan aplikasi
dengan hanya seribu dolar atau sekitarnya, seringkali tidak usah melalui
channel yang resmi.
Pemahaman pemakaimengenai komputer dan informasi
juga merupakan faktor menjadi populernya en-user omputing ini. Sekarang
semakin banyak pemakai yang telah mempelajari keterampilan komputer di
sekolah dan mereka mempunyaikeyaknan yang kuat terhadap kemampuannya
ini. Mereka tidak ragu-ragu lagi untuk mengembangkan dan membuat
aplikasinya sendiri.
Beberapa pemakai terdorong oleh prospek mengenai diperolehnya kemampuan untuk melakukan kontrol yag lebih cermat atas
komputerisasi mereka. Pandangan ini diakibatkan oleh ketidakpercayaan
mereka terhadap pelayanan informasi. Mungkin ada beberapa kasu-kasus
kesalahan dan penembusan keamanan dalam pelayanan informasi.
Pemakai mungkin juga terdorong untuk mengurangi biaya pemrosesan.
Situadi ini terjadi dalam perusahaan yang memindahkan pembiayaan
pengembangan dan penggunaan sistemkepada departemen yang memakai sistem
tersebut, dan biaya tersebut diangap terlalu tinggi.
Pengaruh atau dorongan eksekutif juga
merupaka faktor. Phillip Ein-Dor dan Eli Segev, profesor pada Tel Aviv
Univeristy, mangumpulkan data dari 21 perusahaan d wilayah Los Angeles
dan mendapatkan bahwa persentasi end-user manajemen dan non-manajemen
akan lebih tinggi jika CEO adalah pemakai.
- KEUNTUNGAN DARI END-USER COMPUTING
End-user
computing memberika kuntunga baik kepada perusahaan maupun pemakai.
Pertama, perusaaa akan memperoleh keuntungan dengan memindahkan beberapa
muatan kerja dari bagian pelayanan informasi kepada end-user. Hal ini
memungkinkan bagian pelayaan informasi untuk mengembangkan sistem
organisasional yang mungkin lebih menjadi muatan kerja yang menumpuk
selama beberapa bulan atau tahun. Ia juga memungkinkannya lebih
mempunyai waktu untuk memelihara sistem yang telah berada pada komputer.
Kedua,
tidak dikutsertakannya spesialis informasi dalam proses pengembangan
bisa mengatasi masalah yang telah menggangu pengimpleentasian sepanjang
era komputer – yaitu komunikasi. Banyak pemakai yang tidak memahami
jargon komputer yang diungkapkan spesialis informasi, dan banyak
spesialis informasi yang tidak memahami tugas atau tanggung jawab
pemakai. Karena para pemakai memahami kebutuhannya sendiri dengan lebh
baik dari pada orang lain, maka ketika mereka mengembangkan sistem
mereka sendiri, mereka mungkin akan lebih puas dengan hasilnya. Mereka
juga mempunyai perasaan memiliki – “ini adalah sistem saya.”
Hasil
akhir dari kedua keuntungan tersebut adalah bahwa akan tercapainya
tingkat keterampilan penggunaan komputer yang lebih tinggi. Sedangkan
keuntungan yang paling penting adalah dalam dukungan kebutuhan pemakai
dalam memecahkan masalah dan sistem memberikan apa yang dibutuhkan oleh
pemakai.
Kesimpulan
IRM
adalah konsep manajemen sumber informasi yang mengenal informasi
sebagai sumber organisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat
kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominan lain seperti
orang, keuangan, peralatan & manajemen. Bila konsep manajemen
sumber informasi ini diterapkan, maka akan mendapatkan beberapa
keuntungan kompetitif, diantaranya :
v Terjalinnya hubungan yang baik antara elemen-elemen
v Diperlukan arus informasi dengan semua elemen-elemen lingkungannya
v Pentingnya efisiensi operasi internal