Bentuk Bagan Organisasi dan Departementalisasi

1. PENGORGANISASIAN DEPARTEMENTALISASI

Bagan Organisasi Divisional suatu perusahaan 

 

 

 

Struktur Organisasi

Organisasi (Yunani: ὄργανον, organon - alat) adalah suatu kelompok orang dalam suatu wadah untuk tujuan bersama.

Dalam ilmu-ilmu sosial, organisasi dipelajari oleh periset dari berbagai bidang ilmu, terutama sosiologi, ekonomi, ilmu politik, psikologi, dan manajemen. Kajian mengenai organisasi sering disebut studi organisasi (organizational studies), perilaku organisasi (organizational behaviour), atau analisa organisasi (organization analysis.

Terdapat beberapa teori dan perspektif mengenai organisasi, ada yang cocok sama satu sama lain, dan ada pula yang berbeda. Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material, mesin, metode, lingkungan), sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.

Menurut para ahli terdapat beberapa pengertian organisasi sebagai berikut.

• Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama
• James D. Mooney mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama
• Chester I. Bernard berpendapat bahwa organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih
• Stephen P. Robbins menyatakan bahwa Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.

Sebuah organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat. Organisasi yang dianggap baik adalah organisasi yang dapat diakui keberadaannya oleh masyarakat disekitarnya, karena memberikan kontribusi seperti; pengambilan sumber daya manusia dalam masyarakat sebagai anggota-anggotanya sehingga menekan angka pengangguran

Orang-orang yang ada di dalam suatu organisasi mempunyai suatu keterkaitan yang terus menerus rasa keterkaitan ini, bukan berarti keanggotaan seumur hidup.

 

Bentuk-bentuk organisasi

1. Organisasi politik
2. Organisasi sosial
3. Organisasi mahasiswa
4. Organisasi olahraga
5. Organisasi sekolah
6. Organisasi negara

     Hubungan Organisasi, Administrasi dan Manajemen

 
Ada beberapa orang yang beranggapan bahwa sesungguhnya administrasi dan manajemen adalah sama, hanya saja istilah administrasi digunakan pada badan / organisasi pemerintah, sedangkan istilah manajemen dipergunakan untuk organisasi swasta. Administrator sama artinya dengan manajer, tetapi organisasi untuk pemerintah. Hal ini dapat dilihat pada penggunaan istilah manajer untuk perusahaan swasta yaitu diantaranya manajer pemasaran, manajer pembelian dan lain-lain. Serta kepala bagian administrasi keuangan, kepala bagian administrasi kepegawaian dan lain-lain. Jadi dapat disimpulkan bahwa hubungan antara administrasi organisasi dan manajemen adalah sebagai berikut :
1. Kepemimpinan merupakan arti dari manajemen
2. Melalui manajemen semua kegiatan di koordinir dan diarahkan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi.
3. Administrasi merupakan suatu kegiatan pelayanan, termasuk di dalam kegiatan administrasi adalah kegiatan pengelolaan atau manajemen administrasi dapat dilaksanakan di dalam atau diluar organisasi (formal).
4. Organisasi (formal) merupakan tempat dilaksanakannya kegiatan administrasi.


Adapun ciri-ciri dari organisasi adalah :
- Adanya komponen ( atasan dan bawahan)
- Adanya kerja sama (cooperative yang berstruktur dari sekelompok        orang)
- Adanya tujuan
- Adanya sasaran
- Adanya keterikatan format dan tata tertib yang harus ditaati
- Adanya pendelegasian wewenang dan koordinasi tugas-tugas

Menyangkut hal itu pengertian organisasi juga merupakan sekumpulan orang-orang yang disusun dalam kelompok-kelompok, yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama, Organisasi adalah system kerjasama antara dua orang atau lebih, atau organisasi adalah setiap bentuk kerjasama untuk pencapaian tujuan bersama, organisasi adalah struktur pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang bekerjasama secara tertentu untuk bersama-sama mencapai tujuan tertentu.

Ada empat langkah mendasar ketika membuat keputusan mengenai pengorganisasian

• Membagi seluruh beban pekerjaan menadi banyak tugas yang secara wajar dan nyaman dapat dilaksanakan oleh individu atau kelompok. Hal ini disebut pembagian pekerjaan.
• Menggabungkan tugas secara logis dan efisien. Pengelompokan karyawan dan tugas biasanya disebut departementalisasi
• Menetapkan siapa yang memberi laporan kepada siapa dalam organisasi. Hubungan departemen ini menghasilkan hirarki organisasi
• Menetapkan mekanisme yang menyatukan aktivitas departemental menjadi suatu kesatuan dan memonitor keefektifan integrasi tersebut. Proses ini disebut koordinasi.

Pembagian Pekerjaan

• Pembagian pekerjaan (division of work) adalah pemecahan tugas kompleks menjadi komponen-komponennya sehingga setiap orang bertanggung jawab untuk beberapa aktivitas terbatas butkannya tugas secara keseluruhan. Sering kali dirujuk sebagai pembagian tugas.
• Pembagian pekerjaan dapat meningkatkan produktivitas karena tidak seorangpun secara fisik maupun psikologi mampu melakukan semua operasi yang menutusun kebanyakn tugas kompleks, bahkan dengan anggapan seseorang dapat memperoleh semua ketrampilan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas tadi.
• Sebaliknya pembagian pekerjaan menciptakan tugas yang lebih sederhana yang dapat dipelaari dan diselesaikan dengan relatif cepat. Jadi hal ini memperkuat spesialisasi, keika setiap orang menjadi pakar dalam pekerjaan tertentu. Karena tindakan ini menciptakan variasi pekerjaan, orang dapat memilih atau ditugaskan pada suatu posisi yang sesuai dengan bakat dan minat mereka.
• Spesialisasi pekerjaan juga mempunyai kerugian. Bila tugas dibagi-bagi menjadi langkah-langkah kecil yang terpisah, dan pekerja hanya bertanggung jawab pada satu langkah, maka ada perasaan tersing, tidak adanya makna pengendalian mudah terbentuk. Hal ini akan menimbulkan kebosanan yangmengakibatkan penurunan minat dalam bekerja, sehingga dalam hal ini perlu dilakukan pengembangan pendekatan baru, lebih fleksibel yang berdasarkan tim, menekankan mutu kehidupan di tempat kerja dan adaptasi teknologi yang kreatif untuk meningkatkan produktivitas dan kepuasan karyawan.

DEPARTEMENTALISASI FUNGSIONAL 

 

Departementalisasi fungsional mengelompokkan fungsi-fungsi yang sama atau kegiatan-kegiatan sejenis untuk membentuk satu satuan organisasi. Semua individu- individu yang melaksanakan fungsi yang sama dikelompokkan bersama, seperti seluruh personalia ,penjualan, akuntansi, programmer computer, dan sebagainya.

Kebaikan pendekatan fungsional:

Kebaikan utama pendekatan fungsional adalah bahwa pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama, menciptakan efisiensi melalui spesialisasi, memusatkan keahlian organisasi, dan memungkinkan pengawasan manajemen puncak lebih ketat terhadap fungsi-fungsi.

Kelemahan struktur fungsional :

Bagaimanapun juga, pendekatan fungsional mempunyai berbagai kelemahan. Struktur fungsional dapat menciptakan konflik antar fungsi-fungsi,menyebabkan kemacetan-kemacetan pelaksanaan tugas yang berurutan ,memberikan tanggapan lebih lambat terhadap perubahan, hanya memusatkan pada kepentingan tugas-tugasnya, dan menyebabkan para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif.

 

 

DEPARTEMENTALISASI DIVISIONAL 

 

Banyak perusahaan besar, dengan banyak jenis produk, diorganisasikan menurut struktur organisasi divisional. Bila departementalisasi perusahaan menjadi terlalu kompleks dan tidak praktis bagi struktur fungsional, manajer perlu membentuk divisi- divisi semi otonomi, dimana setiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri.

Tidak seperti departemen fungsional, suatu divisi menyerupai perusahaan yang terpisah.kepala divisi terutama memusatkan perhatiannya bersaing dengan satuan-satuan lainnya dalam perusahaan yang sama. Tetapi suatu divisi bukan merupakan satuan bebas seperti halnya perusahaan terpisah. Dalam hal ini, seorang manajer divisi tidak dapat membuat keputusan-keputusan sebebas pemilik perusahaan terpisah, karena dia masih harus melaporkan kegiatannya kepada direktur pusat. Sebagai pedoman umum, wewenang kepala divisi terbatas bila keputusan-keputusannya akan mempengaruhi kegiatan-kegiatan divisi-divisi lain.

Kebaikan struktur divisional :

Organisasi atas dasar divisi mempunyai beberapa kebaikan. Karena semua kegiatan, ketrampilan dan keahlian yang diperlukan untuk memproduksi dan memasarkan produk dikelompokkan menjadi satu dibawah seorang kepala,keseluruhan pekerjaan dapat lebih mudah dikoordinasikan dan prestasi kerja yang tinggi dipelihara. Disamping itu, baik kualitas dan kecepatan pembuatan keputusan meningkat, karena keputusan- keputusan yang dibuat pada tingkat divisi dekat dengan kancah kegiatan.

Kelemahan struktur divisional:

Bagaimanapun juga stuktur divisional mempunyai berbagai kelemahan. Kepentingan divisi mungkin ditempatkan di atas tujuan dan kebutuhan organisasi keseluruhan. Setiap divisi mempunyai para anggota staf dan spesialis sendiri, sehingga akan meningkatkan biaya administrasi dan terjadi duplikasi ketrampilan.

Hierarki
Hirarki adalah suatu pola tingkat berjenjang dari sebuah struktur organisasi di puncaknya duduk manajer (atau beberapa manajer) peringkat senior yang bertanggung jawab atas operasi seluruh organisasi. Manajer dengan peringkat lebih rendah ditempatkan di bawah diberbagai tingkat organisasi.

Dari suatu hierarki manajer mempunyai bawahan yang berisi sejumlah orang dan departemen yang ditangani oleh seorang manajer yang disebut dengan rentang kendali manajemen (rentang kendali atau rentang manajemen).

Rentang kendali manajemen mengacu pada jumlah orang dan departemen yang melapor langsung pada seorang manajer tertentu. Rantai Komando (Chan of command) aalah rencana yang menetukan siapa melapor kepada siapa dala sebuah organsiasi; jalur pelaporan seperti ini merupakan sifat menonjol dari semua bagan organisasi.

 

Ada dua tipe hirarki dalam organisasi yaitu hirarki tinggi dan datar.

Hirarki yang tinggi mempunyai rentang manajemen yang sempit dan banyak tingkat antara manajer tertinggi dan terendah. Dalam organisasi ini rantai komando yang panjang memperlambat pembuatan keputusan, suatu kelemahan dalam lingkungan yang cepat berubah. Rentang yang lebar sebaliknya menciptakan hirarki datar, dengan tingkat menajer lebih sedikit antara puncak dan bawah.

Koordinasi
Koordinasi adalah integrasi aktivitas bagian-bagian terpisah dari sebuah organisasi untuk mencapai sasaran organisasi yang efektif. Seberapa jauh koordinasi yang diperlukan tergantung pada sifat dari pekerjaan yang dilakukan dan tingkat saling ketergantungan dari orang-orang dalam berbagai unit yang melakukan tugas itu. Kalau tugas itu memerlukan atau lebih baik kalau ada komunikasi antar unit, maka koordinasi yang ketat adalah paling baik. Jika pertukaran informasi tidak begitu perlu pekerjaan mungkin diselesaikan lebih efisien dengan interaksi yang lebih sedikit antar unit. Koordinasi tingkat tinggi kemungkinan menguntungkan untuk pekerjaan yang bukan rutin dan tidak dapat diperkirakan, yaitu untuk pekerjaan dengan faktor-faktor di dalam lingkungan yang sedang berubah dan untuk pekerjaan dengan saling ketergantungan tinggi.

KOORDINASI

            Menurut G.R. Terry koordinasi adalah suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat, dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan. Sedangkan menurut E.F.L. Brech, koordinasi adalah mengimbangi dan menggerakkan tim dengan memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok dengan masing-masing dan menjaga agar kegiatan itu dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya di antara para anggota itu sendiri (Hasibuan, 2007:85).

            Menurut Mc. Farland (Handayaningrat, 1985:89) koordinasi adalah suatu proses di mana pimpinan mengembangkan pola usaha kelompok secara teratur di antara bawahannya dan menjamin kesatuan tindakan di dalam mencapai tujuan bersama.
            Sementara itu, Handoko (2003:195) mendefinisikan koordinasi (coordination) sebagai proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.

Kebutuhan akan koordinasi

   Terdapat 3 (tiga) macam saling ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi seperti diungkapkan oleh James D. Thompson, yaitu:

1.      Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence), bila satuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalam melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir.

2.      Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdependece), di mana suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaannya terlebih dulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja.

3.      Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence), merupakan hubungan memberi dan menerima antar satuan organisasi.

Masalah-masalah pencapaian koordinasi yang efektif

Peningkatan spesialisasi akan menaikkan kebutuhan akan koordinasi. Tetapi semakin besar derajat spesialisasi, semakin sulit bagi manajer untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan khusus dari satuan-satuan yang berbeda. Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch mengungkapkan 4 (empat) tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja yang mempersulit tugas pengkoordinasian, yaitu:

1. Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu.

Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik.

2. Perbedaan dalam orientasi waktu.
Manajer produksi akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Biasanya bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.

3. Perbedaan dalam orientasi antar-pribadi.
Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain

4. Perbedaan dalam formalitas struktur.
Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metode-metode dan standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.

an tetapi sebaliknya, organisasi menghadapi perubahan yang konstan di dalam keanggotaan mereka, meskipun pada saat mereka menjadi anggota, orang-orang dalam organisasi berpartisipasi secara relatif teratur

Sifat-Sifat Koordinasi
            Menurut Hasibuan (2007:87) terdapat 3 (tiga) sifat koordinasi, yaitu:
1. Koordinasi adalah dinamis bukan statis.
2. Koordinasi menekankan pandangan menyeluruh oleh seorang koordinator (manajer) dalam rangka mencapai sasaran.
3. Koordinasi hanya meninjau suatu pekerjaan secara keseluruhan.
            Asas koordinasi adalah asas skala (hirarki) artinya koordinasi itu dilakukan menurut jenjang-jenjang kekuasaan dan tanggungjawab yang disesuaikan dengan jenjang-jenjang yang berbeda-beda satu sama lain. Tegasnya, asas hirarki ini bahwa setiap atasan (koordinator) harus mengkoordinasikan bawahan langsungnya.

RENTANG MANAJEMEN

            Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer. Pengertian rentang manajemen dapat bermacam-macam ada yang mengatakan span of control, span of authority, span of attention atau span of supervition.

Penentuan rentang yang tepat

Ada dua alasan mengapa penentuan rentang yang baik dan tepat. Pertama rentang manejemen mempengaruhi penggunaan efisiensi dari manajer dan pelaksanaan kerja efektif dan bawahan mereka. Kedua, adanya hubungan antara rentang manajemen dengan struktur organisasi, dimana semakin sempit tentang manajemen struktur organisasi akan berbentuk “tall” sedang rentang manajemen yang melebar akan membentuk struktur organisasi “flat” yang berarti tingaktan manajemen semakin sedikit.

•         Rentang manajemen mempengaruhi penggunaan efisien dari manajer dan pelaksanaan kerja efektif dari bawahan mereka.

•         Ada hubungan antara rentang manajemen di seluruh organisasi dan struktur organisasi.

Narasumber : www.bisnise.com/search/departementalisasi-perusahaan.html dan wikipedia.com