PENGEMBANGAN MANAJEMEN DAN ORGANISASI

"PENGEMBANGAN MANAJEMEN DAN ORGANISASI"

 

Desain organisasi: penentuan struktur organisasi yang paling memadai untuk strategi, orang,

teknologi dan tugas organisasi.

Struktur organisasi: cara yang dipakai untuk membagi, mengorganisasikan dan

mengkoordinasikan aktivitas organisasi.

Langkah pertama yang amat penting dalam pengorganisasian, yang dilakukan setelah perencanaan, adalah proses mendesain organisasi. Pola hubungan spesifik yang diciptakan manajer dalam proses ini disebut struktur organisasi.

Pengorganisasian: proses manajerial yang berkelanjutan. Empat langkah mendasar ketika

seorang manajer mulai membuat keputusan mengenai pengorganisasian:

1. Pembagian pekerjaan: membagi seluruh beban pekerjaan menjadi banyak tugas yang

secara wajar dan nyaman dapat dilaksanakan oleh individu atau kelompok.

2.Departementalisai:menggabungkan tugas secara logis dan efisien,pengelompokan

karyawan dan tugas.

3. Hierarki organisasi: sesuatu yang dihasilkan oleh adanya hubungan “penetapan siapa

yang member laporan kepada siapa dalam organisasi”.

4. Koordinasi: penetapan mekanisme yang menyatukan aktivitas departemental menjadi

suatu kesatuan dan memonitor keefektifan integrasi tersebut

 

KEBUTUHAN PENGENBANGAN EFEKTIF
Identifikasi perubahan lingkungan
Perubahan politik dan hukum menpengaruhi kegiatan organisasi.kebijakan pemerintah berupa peraturan yang menyangkut pemasaran,produksi,penjualan saham, perburuhan perpajakan dan lain-lain setiap kali berubah,sehingga organisasi harus selalu menyesuaikan diri terhadap perubahan ini.
Perubahan social juga perlu diperhatikan organisasi.jumlag penduduk, angkatan kerja,kesempatan kerja,pengangguran,dan pendidikan menentukan kuantitas serta kualitas calon karyawan yang diperlukan organisasi.sehingga organisasi perlu mengadakan penyesuaian di dalam menarik personalia.
Perubahan keadaan pertahanan dan keamanan harus slalu dikaji.negara yang stabil,kokoh,dan kuat memungkinkan pemerintah untuk berorientasi ke luar, artinya ekspor merupakan perioritas,dan strategi pertahanan dan keamanan mengutamakan penjaminan kelancaran ekspor,yaitu segi keamanan lalu lintas hubungan luar nergi,terutama melalui laut.
Situasi internasional pun perlu diantisipasi.perkembangan teknologi,adanya perusahaan multinasional,dana pinjaman antar pemerintah,hubungan antara organisasi domestic dengan organisasi internasional dan lain-lain akan mempengaruhi dan merubah struktur organisasi.
Selain diperoleh personalia organisasi yang berkualitas tinggi, dijamin juga personalia yang setia pada organisasi karena salah satu kebutuhannya yang esensial terpenuhi,yaitu kebutuhan memperkembangkan diri.

MENGHAYATI KEBUTUHAN PENGEMBANGAN
Setelah kita membahas berbagai sebab lingkungan yang menjadi fktor pengubah organisasi.maka sekarang akan dikemukakan apakah sebenarnya kebutuhan organisasi yang memerluhkan perubahan yang diinginkan.analisis terhadap organisasi meliputi pertimbangan terhadap tujuan-tujuan organisasi,baik jangka pendek taupun jangka panjang.analisis jabatan perlu dilakukan,karena dengan analisis ini manajer dapat mengetahui kegiatan atau tugas apa saja yang dilakukan oleh para anggota didalam organisasi.analisis tenaga kerja perlu dilakukan untuk mengetahui kemampuan dan hasil kerja para karyawan pada saat ini,sehingga apabila nantinya diperlukan penyesuaian organisasi dan tugas-tugas karena perubahan teknologi,dan lain-lain, organisasi sudah siap dengan program latihan dan pengmbangan untuk meng”upgrade” kemampuan anggota.
Program latihan dan pengembangan kita dapat mengharapkan terjadinya :
1. Pengalihan informasi
2. Pengembangan sifat
3. Penambahan kemampuan para anggota

BERBAGAI PENYEBAB KEGAGALAN PENGEMBANGAN MANAJEMEN
Berikut ini akan dibicarakan berbagai masalah yang sering dijumpai.agar dapat menghindari kesalahan-kesalahan yang memakan biaya :
1. Berbagai upaya pengembangan mungkin tidak mendukung pencapaian tujuan-tujuan organisasi.
2. Upaya pengembangan mungkin menekankan pada program bukan hasil.
3. Pengembangan hanya diperuntukkan bagi karyawan-karyawan tertentu.

DASAR PEMIKIRAN PENDEKATAN TEORI MANAJEMEN OPERASIONAL PADA LATIHAN PENGEMBANGAN
Pendekatan ini didasarkan pada anggapan-anggapan berikut :
1. Para manajer puncak harus secara aktif mendukung program.
2. Latihan dan pengembangan harus melibatkan para manajer pada semua tingkatan.
3. Kebutuhan-kebutuhan latihan dan pengembangan bervariasi.
4. Kebutuhan-kebutuhan latihan dan pengembangan menentukan metoda-metoda.
5. Teori dan praktek harus dipadukan.

 

TEKNIK-TEKNIK LATIHAN DAN PENGEMBANGAN
Teknik atau metode terbaik tergantung pada:
1. Efektivitas biaya
2. Isi program yang diinginkan
3. Kesesuaian fasilitas
4. Preferensi dan kemampuan peserta
5. Preferensi dan kemampuan instructor atau pelatih
6. Prinsip-prinsip belajar.

Latihan dan pengembangan terbagi menjadi 2 macam yaitu antara lain:
Latihan dan pengembangan on the job bisa berupa :
1. Instruksi kerja
2. Rotasi jabatan
3. Pemberian petunjuk (coaching)
4. Magang (apprenticeship atau assistantship) dan
5. Pimpinan bayangan (junior boards)

Latihan dan pengembangan off the job dapat dilakukan dengan :
1. Teknik-teknik pemberian informasi yang terdiri dari studi sendiri dengan modul-modul presentasi video,kuliah, penggunaan film dan televise,konperensi buatan, dan studi khusus di universitas atau lembaga pendidikan lainnya serta
2. Program-program perilaku yang terdiri dari studi kasus,vestibule training,pemakaian peranan ( role playing ),situasi,belajar yang diprogramkan dan penggunaan laboratiorum.

Pemanfaatan dan penilaian terhadap program latihan dan pengembangan biasanya berdasarkan pada :
1. Motivasi yang ingin dicapai,baik menyangkut keaktifan anggota maupun partisipasi anggota
2. Dukungan anggota,yaitu dari kemauan dan kemampuan anggota memberi umpan balik.
3. Stimulus,ini mengangkut pada bahan yang diberikan
4. Reaksi,menghasilkan sifat psikomotorik atau tidak.

Pemanfaatan dan penilaian terhadap program latihan dan pengembangan akan sangat membutuhkan persiapan yang baik antara lain :
1. Mencari pembimbing yang memenuhi syarat
2. Menyiapkan mental anggota yang akan dikembangan atau dilatih
3. Memberi petunjuk tentang maksud latihan dan pengembangan.
4. Memberikan insentif yang cukup agar anggota tidak perlu memikirkanny,dan lebih mencurahkan perhatian pada program dan pengembangan.

Apabila hal-hal yang telah disebutkan diatas dilaksanakan sebagaimana mestinya niscaya program latihan dan pengembangan akan :
1. Meningkatkan produktifitas anggota baik kuantitas maupun kualitas hasil kerja.
2. Meningkatkan kemandirian seseorang dalam melaksanakan tugasnya.
3. Menambah stabilitas dan keluwesan organisasi yang berarti dengan keluarnya anggota.
4. Meningkatkan semangat kerja karena anggota telah melengkapi dengan pengetahuan.

PENGEMBANGAN ORGANISASI
Pengembangan organisasi ( organization development, atau sering disingkat dengan OD).adalah suatu pendekatan yang sistematik,terpadu dan terencana untuk meningkatkan efektivitas organisasi serta dirancang untuk memecahkan masalah-masalah yang merintangi efisiensi pengoperasian pada semua tingkatan.OD berkaitan dengan aspek-aspek terapan perilaku organisasi.pengembangan organisasi ini memiliki pendekatan-pedekatan yang tertuju pada pendifinisian beberapa ahli yaitu diantaranya menurut French dan bell serta bennis. Dan berdasarkan kedua definisi dapat diambil karakteristik- karakteristik utama OD sebagai berikut :
1. Perubahan yang direncanakan
2. Perubahan komprehensif
3. Perubahan jangka panjang
4. Tekanan pada kelompok-kelompok kerja
5. Partisipasi pengantar perubahan
6. Manajemen kolaboratif
7. Tekanan pada intervensi dan riset kegiatan.

TEKNIK-TEKNIK OD ( INTERVENSI OD )
A. Latihan sensitivitas
Secara keseluruhan,barbagai tujuan latihan sensitivitas dapat diringkas sebagai berikut :
1. Untuk menbuat para peserta semakin sadar dan sensitive terhadap reaksi-reaksi dan ungkapan-ungkapan emosional dalam diri mereka dan orang-orang lain.
2. Untuk meningkatkan kemampuan para peserta dalam merasakan dan belajar dari konsekuensi- konsekuensi berbagai kegiatan mereka melalui perhatian pada perasaan-perasaan mereka sendiri dan orang-orang lain.
3. Untuk menstimulasi penjernihan dan pengembangan nilai-nilai dan tujuan-tujuan pribadi yang sesuai dengan pendekatan demokratis dan ilmiah terhadap berbagai masalah keputusan dan kegiatan social dan pribadi.
4. Untuk mengembangan konsep-konsep dan pandangan-pandangan teoritis,yang akan berfungsi sebagai peralatan yang menghubungkan berbagai nilai,tujuan dan maksud  

pribadi menjadi kegiatan-kegiatan yang konsisten dengan factor-factor dari dalam tersebut dan dengan kebutuhan situasi.
5. Untuk membantu mencapai efektivitas keperilakuan dalam transaksi-transaksi dengan lingkungan para peserta.
B. Grid OD
Grid OD atau Grid training merupakan hasil perkembangan pendekatan managerial grid dalam kepemimpinan.
Terdapat 6 tahap program Grid OD adalah sebagai berikut :
1. Latihan laboratorium – seminar
2. Pengembanga tim
3. Pengembangan antar kelompok
4. Penetapan tujuan organisasional
5. Pencapaian tujuan
6. Stabilisasi

C. Survai – umpan balik
Pendekatan umpan balik meneliti suatu analisis (yaitu kelompok kerja,departemen atau organisasi keseluruhan )dengan menggunakan daftar pertanyaan ( kuesioner )(kadang-kadang dilengkapi dengan berbagai observasi dan wawancara )dan mengembalikan data hasil-hasil secara sistematik kepada para anggota organisasi yang disurvei.data ini biasanya digunakan denga riset kegiatan yang menyangkut masalah-masalah dan pengembangan rencana-rencana kegiatan tertentu untuk memecahkan berbagai masalah tersebut.
Daftar pertanyaan ini akan memberikan pata pada bidang-bidang sebagai berikut :
aa. Kepemimpinan :
1. Dukungan manajerial
2. Tekanan tujuan manajerial
3. Fasilitas kerja manajerial
4. Fasilitas interaksi manajerial
5. Dukungan rekan sekerja
6. Tekanan tujuan rekan sekerja
7. Fasilitas kerja rekan sekerja
8. Fasilitas interaksi rekan sekerja

Ab. Iklim organisasional:
9. Komunikasi dalam organisasi
10. Motivasi
11. Pengambilan keputusan
12. Pengendalian/pengawasan dalam organisasi
13. Koordinasi antar departemen
14. Manajemen umum
Ac. Kepuasan :
15. Kepuasan dengan organisasi
16. Kepuasan dengan penyelia (supervisor)
17. Kepuasan dengan pekerjaan
18. Kepuasan dengan pengupahan
19. Kepuasan dengan kelompok kerja.

D. Konsultasi proses

Langkah – langkah yang biasa yang biasa diambil konsultasi dalam suatu program pengembangan organisasi adalah sebagai berikut :
1. Memulai kontak
2. Merumuskan perjanjian
3. Memilih lokasi dan metoda
4. Mengumpulkan data dan membuat diagnosis
5. Campur tangan
6. Mengurangi keterlibatandan berhenti.

E. Pembentukan tim
Sebagai suatu proses OD,pembentukan tim pada umumnya mengikuti prosedur perubahan klasik yang mula-mula dirumuskan oleh kurt lewis :
1. Unfreeting. Tugas utama adalah membuat tim sadar akan kebutuhjan perubahan.
2. Moving atau changing.dasarnya menggunakan teknik suevei-umpan balik.
3. Refreezing.setelah rencana-rencana dilaksanakan dan inilah evaluasi dibuat.

F. Pembentukan konfrontasi dalam tim
Proses pembentukan tim yang baik yyang banyak digunakan dalam berbagi organisasi perusahaan dapat dirincihkan sebagai berikut.
1. Lokakarya ketrampilan tim
2. Pengumpulan dana

3. Konfrontasi dana
4. Perencanaan kegiatan
5. Pembentukan tim
6. Pembentukan antar anggota.
G. Analisis trnsaksional
Analisis trnsaksional sebenarnya bukan merupakan bagian aliran utama OD.tapi ini digunakan sebagai suatu pendekatan dalam OD,maksud nya adalah untuk lebih mengembangankan ego dewasa seseorang dan transaksi-transaksi komplementer dengan orang-orang lain.