Model
Sistem Umum Perusahaan
PENDAHULUAN
Model merupakan alat yang terkenal dalam bisnis.
Analisis literatur bisnis selama dua puluh tahun yang lalu menunjukkan
peningkatan yang hampir geometris dalam pembahasan mengenai model. Dengan
mengkonsentrasikan pada periode ini, akan terlihat pembuatan model merupakan
inovasi yang baru. Hal ini tidak sepenuhnya benar. Pembuatan model selalu
merupakan alat pemecahan masalah yang penting. Jadi,
model adalah abstraksi dari sesuatu yang
merepresentasikan obyek atau aktifitas yang disebut entity.
PEMBAHASAN
1.
MODEL
Model adalah penyederhanaan (abstraction)dari
sesuatu. Model mewakili sejumlah objek atau aktivitas yang disebut dengan
entitas (entity). Manajer menggunakan model untuk memecahkan
permasalahan.
Jenis-jenis model.
Terdapat empat jenis model dasar, yaitu :
- Model fisik,
- Model naratif,
- Model grafik,
- Model matematika
1. Model Fisik
Adalah penggambaran entitas dalam bentuk tigas
dimensi. Model fisik yang digunakan dalam dunia bisnis meliputi maket pusat
perbelanjaan, atau prototype model baru.
Model fisik membantu suatu tujuan yang tidak dapat
dipenuhi oleh benda nyata. Contohnya investor pusat perbelanjaan dan pembuat
mobil dapat membuat sejumlah perubahan dengan lebih murah melalui rancangan
model fisik mereka dibandingkan dengan produk akhir.
2. Model Naratif
Menggambarkan entitasnya secara lisan atau tulisan.
Semua komunikasi bisnis adalah model naratif, sehingga model naratif merupakan
model yang paling populer. Model ini sering digunakan para manajer, namun
jarang dikenali sebagai suatu model.
3. Model Grafik
Menggambarkan entitasnya dengan sejumlah garis,
symbol atau bentuk. Model grafik digunakan dalam bisnis untuk mengkomunikasikan
informasi. Banyak laporan tahunan perusahaan kepada para pemegang saham
berisikan grafik-grafik berwarna untuk menyampaikan kondisi keuangan
perusahaan. Grafik juga digunakan untuk mengkomunikasikan informasi kepada para
manajer.
Model grafik juga digunakan dalam rancangan sistem
informasi. Banyak peralatan yang digunakan oleh analisis sistem dan programmer
yang bersifat grafik. Contohnya bagan arus (flowchart) dan diagram arus
data (data flow diagram – DFD).
4. Model Matematika
Sebagian besar perhatian dalam pembuatan model
bisnis (business modeling) saat ini tertuju pada model matematika. Semua rumus
atau persamaan matematika adalah suatu model matematika. Model matematika yang
digunakan para manajer bisnis umumnya tidak lebih rumit daripada model yang
biasa digunakan dalam matematika.
Keunggulan model matematika adalah ketelitiannya
dalam menjelaskan hubungan antara berbagai bagian dari suatu objek serta
menyediakan kemampuan prediksi. Matematika dapat menangani
hubungan-hubungan yang berdimensi lebih banyak disbanding model grafik yang
hanya dua dimenasi atau model fisik yang tiga dimensi. Bagi ahli matematika dan
manajer yang menyadari kerumitan sistem bisnis, kemampuan multidimensional
model matematik adalah modal yang berharga.
Kegunaan Model
Keempat jenis model dasar memiliki kegunaan sebagai
berikut :
1. Mempermudah
pengertian (pemahaman)
Suatu model pasti lebih sederhana daripada
entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan
hubungannya disajikan secara sederhana. Pada model fisik hanya dapat
menggambarkan bentuk objek yang ingin dipelajari. Pada model narasi, narasinya
dapat diolah menjadi ikhtisar. Pada model grafik, diagram hanya dapat
menunjukkan hubungan-hubungan utama, dan pada model matematika, persamaan
matematik hanya berisi unsur-unsur primer. Tetapi dalam setiap hal, dilakukan
upaya untuk menyajikan model dalam bentuk yang sederhana. Setelah model-model
sederhana tersebut dipahami,secara bertahap model tersebut dapat dibuat semakin
rumit sehingga dapat menggambarkan entitasnya dengan lebih akurat. Bagaimana
pun, model tetap hanya menggambarkan entitasnya dan tidak pernah tepat
sama dengan entitasnya.
2. Mempermudah
komunikasi
Setelah pemecah masalah (problem sorver)
mengerti entitasnya, pengertian tersebut sering perlu dikomunikasikan kepada
yang lain. Mungkin analisis sistem harus berkomunikasi dengan manajer atau programmer.
Atau mungkin seorang manajer harus berkomunikasi dengan anggaota lain dari tim
pemecah masalah.
Keempat jenis model dapat mengkomunikasikan
informasi secara cepat dan akurat kepada orang-orang yang mengetahui makna dari
berbagai bentuk, kata-kata, grafik, dan persamaan matematika tersebut.
3. Memperkirakan masa
depan
Ketelitian dalam menggambarkan entitas membuat
model matematika dapat memberikan kemampuan yang tidak dapat dimiliki oleh
jenis model lainnya. Model matematika dapat memperkirakan apa yang akan terjadi
di masa depan, tetapi tidak seratus persen akurat. Karena banyak data yang
dimasukkan ke dalam model biasanya didasarkan atas berbagai asumsi, manajer
harus menggunakan pertimbangan dan intuisi untuk mengevaluasi model.
2. MODEL SISTEM
UMUM
Pendekatan yang dilakukan dalam hal ini adalah
berdasarkan penggunaan komputer dalam bisnis, mencakup hal semua sistem
informasi di segala jenis organisasi, dan sarana yang digunakan adalah model
sistem umum perusahaan.
Sistem Fisik
Pada modul 1, telah diketahui perbedaan antara
sistem terbuka dan sistem tertutup. (coba Anda ingat kembali materi tersebut
!). Gambar 6.1, menunjukkan sistem fisik perusahaan yang mengubah sumber daya
input menjadi sumber daya output. Sumberdaya input datang dari lingkungan
perusahaan, terjadi transformasi, dan suberdaya output dikembalikan ke
lingkungan yang sama. Karena itu sistem fisik perusahaan merupakan sistem
terbuka, yang berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik.
1. Arus Material
Material-material input diterima dari pemasok bahan
baku dan komponen rakitan. Material ini disimpan di tempat penyimpanan sampai
dibutuhkan dalam proses transformasi. Lalu, material tersebut di masukkan dalam
aktivitas manufaktur. Pada akhir proses transformasi, material yang sekarang
sudah dalam bentuk jadi, disimpan di tempat penyimpanan sampai dikirim kepada
para pelanggan.
Pada perusahaan manufaktur, dua bidang fungsional
terlibat dalam arus material tersebut. Fungsi manufaktur mengubah bahan baku
menjadi barang jadi, dan fungsi pemasaran yang mendistribusikan produk jadi
kepada para pelanggan. Kedua bidang tersebut harus bekerja sama untuk
mempermudah arus material.
2. Arus Personil
Input personil berasal dari lingkungan. Calon
pegawai berasal dari masyarakat setempat dan mungkin dari serikat buruh
pesaing. Input personil ini biasanya diproses oleh fungsi sumber daya manusia,
kemudian ditugaskan ke berbagai bidang fungsional. Ketika berada di wilayah
bidang tersebut, para pegawai terlibat dalam proses transformasi, baik secara
langsung maupun tidak langsung. Fungsi sumber daya manusia juga memproses
pemberhentian pegawai (mengundurkan diri, phk, atau pensiun), dan sumber daya
tersebut dikembalikan kepada lingkungan.
3. Arus Mesin
Mesin-mesin diperoleh dari pemasok, dan biasanya
berada di perusahaan untuk jangka waktu lama (3 – 20 tahun atau lebih). Namun,
akhirnya semua mesin dikembalikan kepada lingkungan dalam bentuk tukar tambah
dengan model baru, atau sebagai rongsokan. Mesin-mesin tersebut dipakai terus
menerus, jarang disimpan begitu saja. Karena sumber pasokannya yang khusus,
tanpa penyimpanan, dan jalur pembuangannya juga khsusu, sehingga arus mesin
adalah sumber daya fisik yang paling langsung. Namun, pengendalian arus mesin
tersebar antar berbagai bidang fungsional yang menggunakan mesin tersebut.
4. Arus Uang
Uang terutama diperoleh dari para pemilik, yang
menyediakan modal investasi, dan dari para pelanggan perusahaan yang memberikan
pendapatan penjualan. Sumber lainnya mencakup lembaga keuangan, yang memberikan
pinjaman dan bunga atas investas, serta dari pemerinta, yang menyediakan uang
dalam bentuk pinjaman dan bantuan. Tanggung jawab pengendalian arus uang hanya
berada pada fungsi keuangan.
Arus uang yang melalui perusahaan jarang melibatkan
uang dalam bentuk fisik. Sebaliknya, yang adalah arus sesuatu yang mewakili
uang (cek, slip kartu kredit, transaksi dalam bentuk elektronik). Hanya pada
tingkat eceran uang kas benar-benar berpindah tangan.
Karena itu arus uang menghubungkan perusahaan
dengan lembaga-lembaga keuangan, para pelanggan, pemasok, pemegang saham,
pekerja, dan pemerintah.
Sistem Konseptual
Sebagian sistem terbuka dapat mengendalikan
operasinya sendiri. Pengendalian dicapai dengan menggunakan lingkaran yang
terdapat di dalam sistem. Lingkaran tersebut dinamakan lingkaran umpan balik,
yang menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme
pengendalian dan sebaliknya. Mekanisme pengendalian adalah sejenis alat yang
menggunakan sinyal umpan balik untuk mengevaluasi kinerja sistem dan menentukan
apakah perlu dilakukan tindakan perbaikan.
1. Sistem Lingkaran
Terbuka
Adalah suatu sistem tanpa lingkaran umpan balik
atau mekanisme pengendalian. Gambar 6.1. menunjukkan sistem terbuka dan
sekaligus sistem lingkaran terbuka. Hanya sedikit perusahaan bisnis yang
menggunakan konsep tersebut. Perusahaan-perusahaan tersebut menggunakan sistem
terbuka, tetapi umpan balik dan mekanise pengendaliannya tidak bekerja
sebagaimana mestinya. Perusahaan itu mulai pada suatu jalan dan tidak pernah
berganti arah. Jika perusahaan kehilangan kendali, tidak ada yang dilakukan
untuk mengendalikan keseimbangan. Hasilnya adalah kehancuran sistem
(kebangkrutan).
2. Sistem Lingkaran
Tertutup
Adalah suatu sistem yang memiliki lingkaran umpan
balik dan mekanisme pengendalian. Sistem tersebut dapat mengendalikan
output-nya dengan membuat penyesuaian-penyesuaian pada input-nya. Hal tersebut
ditunjukkan pada Gambar 6.2.
Pengendalian Manajemen
Lingkaran umpan balik tediri dari informasi.
Manajemen menggunakan informasi sebagai dasar untuk membuat perubahan dalam
sistem fisik, (lihat Gambar 6.3). Informasi tersebut menggambarkan output
sistem. Banyak laporan manajemen mencakup informasi jenis tersebut (misalnya
volume produksi, biaya distribusi, dan analisis penjualan). Karena tujuan
utama perusahaan adalah menghasilkan sejumlah jenis output, maka ukuran output
merupakan bagian integral dari pengendalian sistem.
Pengolah Informasi
Perjalanan informasi tidak selalu langsung dari
sistem fisik kepada manajer. Sebagian besar manajer berada jauh dari aktivitas
fisik. Hal ini terutama terjadi pada para manajer tingkat tinggi. Para manajer
tersebut harus memperoleh informasi dari suatu sistem atau prosedur yang
menghasilkan informasi dari data yang terkumpul. Mekanisme yang menghasilkan
informasi tersebut dinamakan Pengolah Informasi.
Ketika para manajer menentukan output yang harus
disediakan pengolah informasi, mereka mempertimbangkan empat dimensi dasar
informasi. Dimensi-dimensi tersebut memberi kontribusi pada nilai informasi.
Adapun dimensi informasi yang dimaksud, yaitu :
- 1. Relevansi
Berkaitan dengan masalah yang terjadi. Manajer
harus mampu memilih informasi yang diperlukan tanpa membaca seluruh informasi
mengenai subyek lain.
- 2. Akurasi
Idealnya, semua informasi harus akurat, tetapi
peningkatan ketelitian sistem menambah biaya. Karena alasan tersebut, manajer
terpaksa menerima ketelitian yang kurang dari sempurna. Kasus aplikasi
pembayaran gaji, penagihan dan piutang, menuntut ketelitian 100 %.
- 3. Ketepatan Waktu
Informasi harus tersedia untuk memecahkan masalah
sebelu situasi krisi menjadi tidak terkendali atau kesempatan menghilang.
Manajer harus mampu memperoleh informasi yang menggambarkan apa sedang terjadi
saat ini, selain apa yang telah terjadi di masa lampau.
- 4. Kelengkapan
Manajer harus mampu memperoleh informasi yang
menyajikan gambaran lengkap dari suatu permasalahan atau penyelesaian. Namun,
rancangan sistem seharusnya tidak menenggelamkan manajer dalam lautan
informasi. Istilah kelebihan informasi (information overload) mengakui adanya
bahaya dari informasi yang terlalu banyak. Manajer harus mampu menentukan
jumlah rincian yang diperlukan.
Standar
Agar manajer dapat melakukan pengendalian atas
bagian yang menjadi tanggung jawabnya, harus terdapat dua unsur, yaitu : harus
ada informasi yang menggambarkan apa yang sedang dicapai pada bagian tersebut,
dan harus ada standar kerja yang mencerminkan apa yang harus dicapai bagian
tersebut.
Kita dapat mendefinisikan tujan sebagai sasaran
keseluruhan yang harus dicapai sistem. Suatu sistem harus memiliki
sedikitnya satu tujuan, tetapi dapat pula beberapa tujuan. Tujuan biasanya
dinyatakan secara umum. Supaya para manajer dapat mengendalikan sistem, mereka
memerlukan sesuatu yang lebih khusus daripada tujuan, yang dapat dicapai
melalui standar. Standar adalah ukuran kerja yang dapat diterima, dinyatakan
secara ideal dalam istilah-istilah spesifik.
Manajer menggunakan standar untuk mengendalikan
sistem fisik dengan membandingkan kinerja aktual. Hasil perbandingan tersebut
digunakan untuk menentukan apakah suatu tindakan diperlukan
Management by exception
Standar dikombinasikan dengan output informasi dari
pengolah informasi, memungkinkan manajer untuk melaksanakan management by
exception. Management by exception adalah suatu gaya yang diikuti
manajer, yaitu manajer terlibat dalam aktivitas hanya jika aktivitas itu
menyimpang dari kinerja yang dapat diterima. Agar manajer dapat mempraktekan management
by exception, harus ditetapkan standar dalam bentuk batas atas dan batas
bawah kinerja yang dapat diterima.
Management by exception memberikan
tiga keuntungan dasar, yaitu :
- manajer tidak membuang-buang waktu untuk memantau aktivitas yang berlangsung secara normal.
- karena lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan dapat memperoleh perhatian lebih menyeluruh.
- perhatian dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada hal-hal yang tidak berjalan semestinya.
Namun terdapat pula sejumlah kendala yang harus
diketahui, yaitu :
- beberapa jenis kinerja bisnis tertentu tidak mudah ditentukan secara kuantitas sehingga standar tidak dapat ditetapkan.
- suatu sistem informasi yang memantau kinerja secara akurat sangat diperlukan.
- perhatian harus terus diarahkan pada standar untuk menjaga standar pada tingkat yang tepat.
- manajer tidak boleh pasif dan hanya menunggu batas kinerja lewat. Manajer harus bertindak memecahkan suatu permasalahan sebelum situasi menjadi tidak terkendali.
Management by exception merupakan
kemampuan dasar yang disediakan CBIS. Dengan membiarkan CBIS memikul sebagian
tanggung jawab memantau sistem fisik, waktu manajer dapat digunakan secara
efektif.
Faktor Sukses Kritis
Konsep manajemen yang sama dengan management by
exception disebut faktor sukses kritis (critical success factors – CSF).
CSF adalah salah satu kegiatan perusahaan yang berpengaruh kuat pada kemampuan
perusahaan mencapai tujuannya. Perusahaan biasanya memiliki beberapa CSF.
Misalnya pada industri otomotif, CSF yang telah teridentifikasi adalah gaya,
jaringan dealer yang efisien, dan pengendalian biaya manufaktur yang ketat.
Sistem informasi memungkin manajer mengikuti CSF dengan melaporkan informasi
tentang CSF.
Konsep CSF sama dengan management by exception dalam
hal memusatkan perhatian pada sebagian operasi perusahaan daripada keseluruhan.
Selain itu, kedua konsep tersebut berbeda dalam hal CSF relatif stabil,
sedangkan unsur-unsur pengecualian dari management by exception dapat
berubah dari satu periode ke periode selanjutnya.
Arus Keputusan
Modifikasi lain pada model umum diperlukan untuk
mencerminkan bagaimana keputusan manajemen dapat mengubah sistem fisik. Sama
seperti manajer harus mengumpulkan data dari ketiga elemen dalam sistem fisik
(input, pengolahan, dan output). Manajer juga harus mampu membuat
perubahan-perubahan pada kinerja ketiga elemen tersebut. Modifikasi tersebut
tampak pada Gambar 6.7. Umpan balik dari manajer ke sistem fisik dinamakan
keputusan untuk mencerminkan cara menajer mengubah kinerja sistem.
Lingkungan
Bentuk akhir dari model umum mengungkapkan bahwa
sumber daya mengalir ke perusahaan dari lingkungan dan dari perusahaan kembali
ke lingkungan. sumberdaya konseptual (data dan informasi) masuk ke pengolah
informasi, untuk disimpan atau disediakan bagi manajer.
3.
PENGGUNAAN MODEL SISTEM UMUM
Berdasarkan uraian-uraian sebelumnya telah jelas
mengenai bentuk model sistem umum, yang dapat diterapkan pada jenis-jenis
organisasi yang ada pada saat ini, walaupun perlu adanya beberapa modifikasi.
Misalnya penggunaan model sistem umum pada organisasi yang menghasilkan produk
dan jasa.
Semua sumber daya fisik mengalir melalui sistem
fisik sebuah pasar swalayan. Arus utama adalah material, yaitu bahan makanan
dan barang-barang lain yang dijual. Arus personil terdiri dari manajer toko,
kasir, pegawai gudang, dan orang-orang lain yang dipekerjakan untuk suatu
jangka waktu dan akhirnya berhenti. Sejumlah kecil mesin digunakan, yaitu alat
pembaca bar code di kasir. Terdapat pula mesin-mesin di belakang layar
seperti komputer, kalkulator dan telepon. Alat lainnya mencakup lemari
pendingin, kotak peraga, dan rak-rak untuk menempatkan barang dagangan yang
akan dijual. Arus uang ke pasar swalayan disediakan oleh para pelanggan, dan
arus keluar terutama berbentuk pembayaran kepada para pemasok, pegawai dan
pemilik.
Proses transformasi meliputi membuka karton dan
mengatur barang dagangan di rak. Dengan perkataan lain adalah semua kegiatan
yang membuat berbagai produk siap untuk dijual secara mudah dan menarik.
Elemen manajemen dalam sistem konseptual terdiri
dari manajer toko dan para asisten manajer.
Pengolah informasi adalah komputer toko tersebut,
yang mengendalikan alat pembaca bar code dan menyediakan harga-harga
untuk berbagai barang. Komputer juga mengirim data ke kantor pusat yang menyebutkan
barang-barang yang akan dipesan, menyediakan statistik penjualan, dan
sebagainya.
Standar kinerja paar swalayan ditetapkan bersama
oleh kantor pusat dan manajemen toko. Standar dalam bentuk kuota penjualan dan
anggaran operasi memberi para manajer panduan mengenai tingkat kinerja yang
harus dicapai. Manajer menggunakan pengamatan dan pengolah informasi untuk
memantau kinerja aktual dan membandingkannya dengan standar.
Manajer menerima sejumlah laporan yang menunjukkan
barang mana yang laku, dan yang tidak. Manajer menanggapi laporan tersebut
dengan mengambil tindakan seperti menyesuaikan jumlah pesanan, mengatur ulang
rak, mengadakan obral, serta menambah papan tanda dan rak promosi. Laporan
tersebut juga dapat menunjukkan jam dan hari dimana penjualan sangat tinggi dan
sangat rendah. Informasi tersebut berguna untuk mempekerjakan dan menjadualkan
para pegawai agar dapat memberikan pelayanan yang memadai bagi pelanggan.
Manajer pasar swalayan menggunakan informasi dari
pengolah informasi, ditambah standar-standar yang ada, sebagai dasar untuk
membuat sejumlah perubahan dalam sistem fisik sehingga pasar swalayan dapat
terus bekerja menuju tujuannya. Biasanya
terdiri dari sejumlah kecil kaum profesional yang telah dididik secara khusus
dan disahkan untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Tugas mereka lebih
menekankan aktivitas mental daripada fisik. Arus materialnya sangat sedikit,
terutama berupa perlengkapan pencatatan (misal kertas, dan pensil).
Setiap kantor pengacara merupakan sistem fisik yang
terkendali. Pada kantor yang besar, pengendalian dilaksanakan oleh beberapa
orang yang disebut partner. Tanggung jawab utama para partner
adalah memastikan bahwa perusahaan mencapai tujuannya.
Standar kinerjanya kemungkinan besar tidak serinci
standar di pasar swalayan. Kantor pengacara itu mungkin tidak berusaha untuk
menangani sekian banyak kasus atau memenangkan sekian persen persidangan.
Namun, kita mengasumsikan tujuan pada laba, karena partner mengerti bahwa laba
adalah kunci kelangsungan operasi.
Proses transformasinya adalah mengubah klien dengan
permasalahan hukum menjadi klien yang masalah hukumnya terselesaikan. Hal
tersebut dilakukan oleh para pengacara, yang merupakan sumber daya terpenting
bagi perusahaan.
Bahkan meskipun standar-standar formal mungkin
tidak ada, para partner mengetahui tingkat kinerja yang diperlukan supaya
perusahaan berhasil. Jika standar intuitif tidak tercapai, dibuat sejumlah
keputusan untuk mengubah sistem fisik. Misalkan, jika terlalu sedikit
permasalahan hukum yang diubah menjadi solusi (kalah dalam banyak kasus),
pengacara tambahan dapat dipekerjakan, pengacara yang sekarang ada dapat
diganti, mahasiswa dapat bekerja paruh waktu untuk melakukan penelitian
perpustakaan, dan seterusnya.
KESIMPULAN
Setiap perusahaan memiliki model sistem masing-masing. Model dibutuhkan agar dapat memudahkan pengertian dan komunikasi serta memperkirakan masa depan. Pembuatan model juga bertujuan sebagai pemecah masalah dala setiap perusahaan. Penggunaan model sistem umum perusahaan biasanya banyak ditemukan pada supermarket atau lembaga bantuan hukum.
Referensi
Tidak ada komentar:
Posting Komentar